Coopsette

 Soluzioni applicative integrate con portale aziendale, gestionale e sistema documentale

​Archiviazione digitale di documenti contabili su piattaforma SharePoint, con autorizzazione dei documenti basato su Workflow
1. Abstract

Coopsette è una coooperativa che opera prevalentemente nella realizzazione di grandi interventi infrastrutturali, sia in concessione che in appalto, e su progetti di trasformazione di aree urbane. Coopsette nel 2012, ha contattato Alya, per l’implementazione della soluzione di archiviazione digitale di documenti contabili su piattaforma SharePoint.

2. Il Problema

L’esigenza della Coopsette  era quella di integrare il gestionale in uso per la contabilità (Diapason) con una soluzione in grado di garantire l’archiviazione digitale e la centralizzazione dei documenti amministrativi. Questo allo scopo di poter ottimizzare la ricerca dei documenti contabili, rendendo la ricerca più facile e veloce ed abbattere al contempo la gestione cartacea dei documenti, riducendo il rischio di dispersione /perdita dei dati e il costo della carta. Punto focale dell’esigenza, era quello di disporre dell’integrazione tra la soluzione documentale di Alya e Diapason, allo scopo di poter utilizzare per la ricerca dei documenti, gli stessi campi e informazioni presenti nel gestionale, e attuare un sistema di autorizzazione dei documenti, basato su Workflow integrati con Microsoft Sharepoint.

3. La Soluzione implementata

Le Tecnologie utilizzate per l’implementazione della soluzione sono state:
• Microsoft SharePoint
• SQL Server
Il sistema di gestione documentale è basato su Sharepoint, piattaforma Intranet che funge da centralizzatore di dati e documenti. L’integrazione con il gestionale si basa su un motore di integrazione che si appoggia sulle tecnologie SQL Server per realizzare una comunicazione bidirezionale di dati tra SharePoint e  il gestionale Diapason
Per l’implementazione della soluzione di gestione documentale sono stati utilizzati scanner per la scansione dei documenti e un software specializzato per l’acquisizione delle immagini direttamente integrato con SharePoint.
Workflow complessi per la gestione delle autorizzazioni dei pagamenti per progetto, completano la soluzione.


4. I Vantaggi


Con la soluzione di gestione documentale, Coopsette ha potuto ottimizzare il sistema di ricerca dei documenti contabili, rendendola più facile e veloce , ed ha abbattuto al contempo la gestione cartacea dei documenti , riducendo il rischio di dispersione /perdita dei dati e il costo della carta. Inoltre l’integrazione tra la soluzione documentale ed il sistema gestionale basato su Diapason, ha fatto si di poter utilizzare per la ricerca dei documenti, gli stessi campi e informazioni presenti nel gestionale.
Ora il reparto amministrazione di Coopsette può fruire di un unico contenitore di documenti contabili, senza dover consultare cartelle e/o file sparsi nella rete. 
 
• Velocità nella ricerca della informazioni
• Documenti centralizzati
• Sistema di autorizzazione dei documenti contabili basato su Workflow
• Integrazione con gestionale Diapason
• Flessibilità: La soluzione può essere utilizzata per qualsiasi documento aziendale
• Sicurezza: Accesso controllato alle informazioni sensibili
• Miglioramento della comunicazione aziendale interna
• Eliminazione della carta e abbattimento del TCO
Portal & Document management, custom solutions
 

Campi configurazione test

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